معمولاً کسب و کارها برای شناسایی نقاط ضعف در عملکرد خود، خودارزیابی کنترل ریسک (RCSA) را برای برخورداری از مزایای آن انجام میدهند. از مقابله با مسائل امنیتی گرفته تا اصلاح فرآیندهای ناکارآمد، یک RCSA میتواند به ارتقای سطح کسب و کار کمک کند و در عین حال خطراتی را که در رشد و موفقیّت مجموعه تداخل دارند را کاهش دهد.
برای کمک در درک اینکه RCSA شامل چه چیزی و مزایای آن است، در این راهنما موارد و نکات این ارزیابیها را بررسی میکنیم.
RCSA به چه معناست؟
خود ارزیابی کنترل ریسک یک روش مؤثر و ارزشمند برای شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسکهای عملیاتی یک کسب و کار است.
مراحل کلّی RCSA:
· شناسایی اهداف و خطرات : این ارزیابی به کسبوکار شما کمک میکند تا دامنه ریسکهای عملیاتی را تعیین کند. ممکناست حوزهها یا فرآیندهای خاصی در شرکت شما وجود داشته باشد که نیاز به توجّه ویژه دارد.
· ایجاد کنترلها : با درک ریسکهای سازمان خود، میتوانید کنترلها و اقداماتی را برای کاهش مؤثر این خطرات، ایجاد کنید.
· ارزیابی کنترلها : هنگامی که کنترلهای شما برقرار شد، کسبوکارتان اثربخشی آنها را ارزیابی میکند. اگر نقاط ضعف یا خلائی در کنترلهای شما وجود داشته باشد، احتمالاً نیاز به بهروزرسانی دارند.
مزایای RCSA
با درک تعریف RCSA، میتوانیم به مزایا و اهمیّت استفاده از این ارزیابیها برای کسبوکارتان بپردازیم :
· بهبود آگاهی : یک RCSA به شرکتها کمک میکند درباره سازمانشان وخطراتی که به طور بالقوه میتوانند عملیات را تهدید کنند، اطلاعات بیشتری کسب کنند.
آگاهی بیشتر به این معنی است که تیم شما میتواند خطرات را شناسایی کرده و برای مقابله مؤثرتر با آنها اقدام کند.
· افزایش تصمیمگیری : این ارزیابیها
همچنین بینشهایی را ارائه میکنند که برای اطلاعرسانی تصمیمگیریهای مهم، مفید هستند. میتوانید از RCSA برای تعیین بهترین برنامه اقدام برای کاهش خطرات احتمالی استفاده کنید.
· افزایش انطباق : یکی دیگر از مزایای استفاده از RCSA این است که اطمینان حاصل شود که عملیات شما الزامات مهم نظارتی را برآورده میکند. ارزیابیها میتوانند به رعایت استانداردهای خاص صنعت کمک کنند و عملکرد شما را با آنها مطابقت دهند.
· القای بهبود مستمر : هدف نهایی RCSA کمک به کسبوکارها برای بهبود مستمر و بهبود فرآیندهای خود برای کاهش خطرات و حمایت از رشد است. پرداختن منظم به خطرات، یک راه مؤثر برای اطمینان از سودمند بودن کنترلهای شما برای عملیات میباشد.
بهترین شیوههای RCSA
چند روش برای RCSA وجود دارد که به کسب و کار شما کمک میکند تا بازخوردهای مهم را جمعآوری کرده و خطرات عملیاتی را شناسایی
کند. بسته به شرایط منحصر به فرد هر سازمان، میتوانید از رویکردهای مختلفی برای RCSA استفاده کنید، از جمله موارد زیر :
· پرسشنامه ها
یکی از تکنیکهای مؤثر برای خود ارزیابی کنترل ریسک این است که تیم و ذینفعان پرسشنامههای دقیقی را درباره ریسکها و کنترلهای عملیاتی پر کنند. کسبوکار شما میتواند بینشهای ارزشمندی در مورد اثربخشی کنترلهای موجود شما به دست آورد و برنامهای برای
اصلاح و ارتقای آنها ایجاد کند.
پرسشنامه ها به کسب و کار شما نیاز دارند تا نظرسنجی را توسعه دهد، بازخوردها و نتایج را جمعآوری کند.
· کارگاه های آموزشی
یکی دیگر از رویکردهای رایج برای RCSAبرگزاری کارگاه های آموزشی با همه ذینفعان اصلی سازمان شما است. این جلسات به تیم شما اجازه میدهد تا از زوایای مختلف در مورد ریسکها و کنترلهای کسبوکارتان با جزئیات بیشتر بحث کنید. کارگاهها روشی مؤثر برای قرار دادن هر بخش در یک صفحه هستند و به وضوح مسئولیتهای هر بخش مربوط به مدیریت ریسک و مسئولیتهای فردی را مشخص میکنند.
· رویکرد ترکیبی
کسب و کار شما همچنین میتواند از یک رویکرد ترکیبی برای RCSA خود استفاده کند و از پرسشنامهها و کارگاهها برای شناسایی ریسک ها و ارزیابی اثربخشی کنترلهای عملیات شما استفاده کند. سودمندی این روش به این دلیل است که به شرکتها اجازه میدهد تا فشار کاری شرکتکنندگان را کاهش داده و نگاه دقیقتری به فرآیندهای موجود داشته باشند.
این رویکردها میتوانند به شرکت شما کمک کنند تا با شناخت بهتری مبتنی بر دادهها در عملیاتهای روزمره خود استفاده کنید. آنها میتوانند تیم شما را تشویق کنند تا مراقب خطرات احتمالی باشند و به سرعت اقدام کنند.
مراحل انطباق با RCSA
خود ارزیابی کنترل ریسک شامل چند مرحله مختلف است، از شناخت ریسکها تا نظارت بر اثربخشی کنترلهای شما. چارچوب RCSA
بدین شرح است :
۱- مستندسازی : با تجزیه و تحلیل از بالا به پایین از عملیات کسبوکارتان و ریسکهای مرتبط شروع کنید. گزارشی تهیه کنید که ساختار کنترل موجود را شناسایی کند.
۲- شناسایی ریسک : با انجام ارزیابی
ریسک، به فرآیندهای کسبوکارتان نگاه دقیقتری بیندازید. در طول این مرحله، شرکت شما میتواند یک کارگاه آموزشی برگزار کند یا از طریق پرسشنامه از کارکنان بخواهد تا عملیات شما را بررسی کرده و نتیجتاً دید بهتری نسبت به ساختار کنترلی خود به دست آورید.
۳- ارزیابی ریسک : در مرحله بعد، RCSA به کسبوکار شما کمک میکند تا خطرات موجود و بالقوه را دستهبندی کند و به تیم شما کمک کند تا هر تهدید یا ناکارآمدی را بر اساس شدّت و تأثیر آنها اولویتبندی کند. در برخی مواردRCSA به تخصیص ارزش پولی به هر ریسک، با توجه به سرعت تبدیل آن به یک مشکل جدّی در آینده، کمک میکند.
۴- ارزیابی کنترلها : کسب و کار شما و سهامداران آن، کنترلهای ریسکهای موجود در مجموعه شما را برای تعیین اثربخشی آنها ارزیابی میکنند. شما هر ایرادی را که نیاز به توجه و پالایش بیشتری دارد، کشف و شناسایی خواهید کرد. هنگامی که متوجه قصور در کنترلها شدید، میتوانید برنامهریزی کنید که چگونه خطرات مرتبط را به اندازه کافی کاهش دهید.
۵- توسعه برنامه : بخش مهمی از چارچوب RCSAایجاد طرحهای جدید برای اصلاح نقاط ضعف کنترل است. کنترلهای جدید باید قابلدستیابی بوده و به راحتی قابلپیگیری باشند، تا تیم شما بتواند تغییرات را به طور مؤثر اعمال کند.
۶- بررسیها و رتبهبندیها : با برنامهها و کنترلهای کاهشدهنده کسبوکارتان، میتوانید دستهبندی آنها را برای تعیین اثربخشی آنها آغاز کنید. پیگیری رتبهبندیها میتواند به تیم شما کمک کند تا حوزههای جدیدی را شناسایی کند که میتوانند از بهروزرسانی برای بهبود مستمر استفاده کنند.
